De gebruikelijk loonregeling is een essentieel onderdeel van de Nederlandse belastingwetgeving en heeft aanzienlijke gevolgen voor directeur-grootaandeelhouders (DGA's) van een BV of NV. Ben je een DGA en wil je meer weten over hoe de gebruikelijk loonregeling werkt, wat de verplichtingen zijn, en hoe je ervoor kunt zorgen dat je aan alle regels voldoet? In deze blog leggen we alles uit wat je moet weten over de gebruikelijk loonregeling. Lees verder om te ontdekken hoe je je salaris moet vaststellen en welke stappen je moet nemen om compliant te blijven.

Gebruikelijk loonregeling: Wat is het precies?
De gebruikelijk loonregeling is een wettelijke regeling in Nederland die voorschrijft welk salaris een directeur-grootaandeelhouder (DGA) minimaal moet verdienen. Deze regeling is bedoeld om te voorkomen dat DGA's zichzelf een te laag salaris toekennen om zo belasting te ontwijken. Het gebruikelijke loon moet volgens de Belastingdienst een redelijke beloning zijn voor het werk dat de DGA verricht.
De gebruikelijk loonregeling bepaalt dat DGA's een minimaal salaris moeten ontvangen dat gebruikelijk is voor iemand in een vergelijkbare functie binnen dezelfde sector. Dit bedrag wordt jaarlijks vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2023 is het gebruikelijk loon vastgesteld op minimaal €51.000 per jaar. Dit betekent dat een DGA minstens dit bedrag aan zichzelf moet uitkeren als salaris, tenzij kan worden aangetoond dat een lager salaris gebruikelijk is in vergelijkbare situaties.
De regeling is belangrijk omdat het voorkomt dat DGA's zichzelf een onrealistisch laag salaris uitkeren en op die manier minder belasting betalen. Door een minimaal salaris vast te stellen, zorgt de Belastingdienst ervoor dat er een eerlijk belastingbedrag wordt betaald over het loon. Dit helpt om belastingontwijking te voorkomen en zorgt ervoor dat de belastinginkomsten eerlijk worden verdeeld.
Het gebruikelijk loon wordt vastgesteld door te kijken naar wat gebruikelijk is voor vergelijkbare functies binnen dezelfde sector en regio. Dit betekent dat het loon van een DGA niet significant lager mag zijn dan het loon van iemand met een vergelijkbare functie bij een ander bedrijf. De Belastingdienst gebruikt verschillende bronnen om dit te bepalen, waaronder loongegevens van vergelijkbare functies en sectoren.
Er zijn drie manieren waarop het gebruikelijk loon kan worden vastgesteld:
Vergelijking met soortgelijke dienstbetrekkingen: Het gebruikelijk loon moet ten minste 75% bedragen van het loon dat wordt verdiend in de meest vergelijkbare dienstbetrekking.
Verklaring van de Belastingdienst: In sommige gevallen kan de Belastingdienst een verklaring afgeven waarin staat wat een passend loon is voor de DGA op basis van specifieke omstandigheden.
Minimaal vastgestelde loonbedrag: De Belastingdienst stelt jaarlijks een minimumloon vast voor DGA's, zoals eerder vermeld is dit voor 2023 €51.000 per jaar.
Als een DGA zichzelf een te laag loon toekent en niet voldoet aan de gebruikelijk loonregeling, kan de Belastingdienst ingrijpen. De Belastingdienst kan dan een correctie doorvoeren en naheffingen opleggen voor de te weinig betaalde loonbelasting. Het is daarom van groot belang dat DGA's zich houden aan de gebruikelijk loonregeling en ervoor zorgen dat hun salaris in overeenstemming is met wat gebruikelijk is binnen hun sector.
Door de gebruikelijk loonregeling goed te begrijpen en correct toe te passen, kunnen DGA's ervoor zorgen dat ze voldoen aan de wetgeving en mogelijke sancties van de Belastingdienst voorkomen.
Zo bepaal je jouw gebruikelijk loonregeling
Om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de gebruikelijk loonregeling, is het belangrijk om stap voor stap te werk te gaan. Hieronder beschrijven we in detail de stappen die je moet volgen om jouw gebruikelijk loon correct vast te stellen.
Stap 1: Vergelijk je functie met vergelijkbare dienstbetrekkingen
De eerste stap is om je functie te vergelijken met die van vergelijkbare functies binnen dezelfde sector. Dit houdt in dat je moet kijken naar wat iemand in een vergelijkbare positie verdient bij andere bedrijven. Dit kan gedaan worden door het analyseren van loongegevens van vergelijkbare functies en sectoren. Door deze vergelijking kun je een goed beeld krijgen van wat een redelijk en gebruikelijk loon is voor jouw positie.
Stap 2: Bepaal het bruto jaarsalaris
Het volgende wat je moet doen, is het bepalen van het bruto jaarsalaris. Voor 2023 is het minimale gebruikelijke loon vastgesteld op €51.000 per jaar. Dit betekent dat je minimaal dit bedrag aan jezelf moet uitkeren als salaris. Als je op basis van de vergelijkingsanalyse in stap 1 tot een hoger bedrag komt, moet je dat hogere bedrag aanhouden.
Stap 3: Houd rekening met eventuele afwijkingen
In sommige gevallen kan er een reden zijn om af te wijken van het standaard bedrag. Bijvoorbeeld als je kunt aantonen dat een lager salaris gebruikelijk is in jouw specifieke situatie of sector. Dit moet echter goed onderbouwd zijn en eventueel ondersteund door een verklaring van de Belastingdienst.
Stap 4: Pas het gebruikelijk loon toe in je salarisadministratie
Zodra je het juiste gebruikelijke loon hebt vastgesteld, is het belangrijk om dit correct toe te passen in je salarisadministratie. Zorg ervoor dat je maandelijkse salarisuitkeringen overeenkomen met het vastgestelde bedrag en dat je de juiste loonbelasting afdracht doet.
Stap 5: Documenteer en bewaar alle relevante gegevens
Het is cruciaal om alle relevante gegevens en documentatie goed bij te houden. Dit omvat de vergelijkingsanalyses, verklaringen en alle berekeningen die je hebt gemaakt om het gebruikelijke loon vast te stellen. Deze documentatie kan nodig zijn in geval van een controle door de Belastingdienst.
Stap 6: Laat je adviseren door een specialist
Het kan erg nuttig zijn om advies in te winnen van een specialist, zoals SWV Accountants. Onze experts kunnen je helpen bij het uitvoeren van de vergelijkingsanalyse, het berekenen van het juiste gebruikelijke loon en het opzetten van een correcte salarisadministratie. Wij zorgen ervoor dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen en helpen je eventuele valkuilen te vermijden.
Gebruikelijk loon in de laatste jaren
Het gebruikelijk loon wordt jaarlijks aangepast door de Belastingdienst. Hieronder vind je een overzicht van het gebruikelijk loon van de afgelopen vijf jaar en wat dit betekent voor DGA's:
2023: Het gebruikelijk loon is vastgesteld op minimaal €51.000 per jaar. Dit betekent dat DGA's ten minste dit bedrag aan zichzelf moeten uitkeren als salaris, tenzij zij kunnen aantonen dat een lager bedrag gebruikelijk is in hun sector.
2022: In 2022 was het gebruikelijk loon ook vastgesteld op minimaal €48.000 per jaar. De verhoging naar €51.000 in 2023 weerspiegelt de inflatie en de algemene stijging van de lonen in Nederland.
2021: Voor 2021 gold hetzelfde bedrag van €48.000 per jaar. Dit bedrag bleef gedurende deze jaren consistent om rekening te houden met economische omstandigheden.
2020: In 2020 was het gebruikelijk loon vastgesteld op minimaal €46.000 per jaar. Dit was een lichte stijging ten opzichte van voorgaande jaren, die de toenemende loonkosten weerspiegelde.
2019: In 2019 was het gebruikelijk loon eveneens €45.000 per jaar. Deze jarenlange stabiliteit biedt DGA's een betrouwbare basis voor hun salarisadministratie.
Deze jaarlijkse aanpassingen van het gebruikelijk loon zorgen ervoor dat de bedragen in lijn blijven met economische realiteiten en veranderingen in de arbeidsmarkt. Het is belangrijk voor DGA's om op de hoogte te blijven van deze wijzigingen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en mogelijke sancties van de Belastingdienst te voorkomen.
Gebruikelijk loon geldt voor hen
De gebruikelijk loonregeling geldt voor iedereen die een aanmerkelijk belang heeft in een BV of NV of in dienst is bij het bedrijf. Hieronder leggen we uit wat dit precies betekent en hoe je kunt zien of je onder deze regeling valt.
Aanmerkelijk belang
Je hebt een aanmerkelijk belang in een BV of NV als je direct of indirect meer dan 5% van de aandelen in het bedrijf bezit. Dit betekent dat je significant invloed hebt op de bedrijfsvoering en dat je waarschijnlijk betrokken bent bij de strategische beslissingen van het bedrijf. Het hebben van een aanmerkelijk belang brengt met zich mee dat je moet voldoen aan de gebruikelijk loonregeling, omdat de Belastingdienst ervan uitgaat dat je een redelijke beloning moet ontvangen voor je werkzaamheden binnen het bedrijf.
In dienst zijn
Daarnaast geldt de gebruikelijk loonregeling voor iedereen die in dienst is bij een bedrijf waar hij of zij een aanmerkelijk belang in heeft. Dit betekent dat je een arbeidsovereenkomst hebt met het bedrijf en dat je loon ontvangt voor de werkzaamheden die je verricht. Ook als je parttime werkt of een flexibele arbeidsrelatie hebt, moet je voldoen aan de gebruikelijk loonregeling, zolang je in dienst bent bij het bedrijf.
Hoe weet je of je onder de regeling valt?
Om te bepalen of je onder de gebruikelijk loonregeling valt, kun je de volgende stappen volgen:
Controleer je aandelenbezit: Kijk of je meer dan 5% van de aandelen bezit in de BV of NV. Als dit het geval is, heb je een aanmerkelijk belang.
Beoordeel je arbeidsrelatie: Controleer of je een arbeidsovereenkomst hebt met het bedrijf. Als je loon ontvangt voor je werkzaamheden, ben je in dienst.
Raadpleeg de Belastingdienst: Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met de Belastingdienst of een specialist, zoals SWV Accountants, om je situatie te laten beoordelen.
Door deze stappen te volgen, kun je bepalen of je moet voldoen aan de gebruikelijk loonregeling en ervoor zorgen dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.
De uitzonderingen van gebruikelijk loon
Hoewel de gebruikelijk loonregeling voor de meeste DGA's geldt, zijn er ook uitzonderingen waarbij een afwijkend bedrag kan worden toegepast. Hieronder bespreken we deze uitzonderingen in detail en leggen we uit wat ze inhouden en waarom ze bestaan.
Start-ups
Start-ups kunnen in de beginfase vaak niet voldoen aan het minimum gebruikelijk loon van €51.000 per jaar vanwege beperkte financiële middelen. Voor start-ups geldt daarom een versoepelde regeling. DGA's van start-ups mogen zichzelf een lager loon toekennen, mits dit minimaal gelijk is aan het wettelijke minimumloon. Deze uitzondering geldt meestal voor de eerste drie jaar van de onderneming, waarin het bedrijf nog in opbouw is en de inkomsten mogelijk nog niet voldoende zijn om hogere salarissen uit te keren.
Lager gebruikelijk loon
Er zijn situaties waarin een DGA een lager gebruikelijk loon kan krijgen dan het vastgestelde minimum van €51.000 per jaar. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de Belastingdienst oordeelt dat het gebruikelijke loon in vergelijkbare dienstbetrekkingen binnen dezelfde sector aanzienlijk lager is. In zo'n situatie moet je kunnen aantonen dat het gebruikelijk is om minder te verdienen in jouw specifieke functie en sector. Dit vereist gedegen onderbouwing en documentatie om aan de Belastingdienst te kunnen laten zien waarom een lager loon gerechtvaardigd is.
Hoger loon
Aan de andere kant kan het ook voorkomen dat een DGA zichzelf een hoger loon moet toekennen dan het minimum vastgestelde bedrag. Dit gebeurt als de Belastingdienst oordeelt dat het loon in vergelijkbare functies aanzienlijk hoger ligt dan het vastgestelde minimum. In dit geval moet de DGA zich aan dit hogere gebruikelijke loon houden om te voldoen aan de wetgeving. Dit kan vooral van toepassing zijn in sectoren waar de salarissen voor topfuncties aanzienlijk hoger liggen dan het gemiddelde.
Advies nodig?
Heb je vragen of wil je meer informatie over de uitzonderingen van de gebruikelijk loonregeling? Neem dan contact op met SWV Accountants. Onze deskundige adviseurs staan klaar om je te helpen en je te voorzien van de nodige ondersteuning om ervoor te zorgen dat je het gebruikelijk loon correct en volgens de wet berekent en uitbetaalt.