Ben je niet meer tevreden met je huidige salarisadministratiekantoor? Misschien merk je dat het salarisadministratiekantoor niet meer helemaal voldoet. Of je zoekt simpelweg een betere service. Hier ontdek je hoe overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor werkt en waar je op moet letten.
Is overstappen een grote stap?
Het overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor kan best spannend lijken. Maar vaak is het eenvoudiger dan je denkt. Een soepele overgang hangt vooral af van goede voorbereiding en duidelijke afspraken. Met een aantal belangrijke stappen wordt overstappen een stuk makkelijker!
Waar moet je rekening mee houden bij het overstappen?
Een goede overstap begint met enkele aandachtspunten:
Controleer je opzegtermijn: Kijk eerst of je gebonden bent aan een opzegtermijn bij je huidige contract. Zo voorkom je verrassingen.
Kies een handig overstapmoment: Januari is vaak de beste keuze. Zo kan het nieuwe kantoor starten met een lege administratie, en de jaarrekening van vorig jaar als beginbalans gebruiken.
Stem af met je nieuwe kantoor: Elk kantoor werkt met eigen systemen. Bespreek of de gegevensoverdracht soepel kan verlopen, vooral als er een ander administratiesysteem wordt gebruikt.
Hoe ziet het overstapproces eruit?
Het overstapproces verloopt in een aantal eenvoudige stappen:
1. Bespreek je situatie
In een kennismakingsgesprek bespreek je jouw situatie en wensen. Samen kijk je naar welke onderdelen van de salarisadministratie je wilt uitbesteden en welke verbeteringen je verwacht. Ook worden eventuele knelpunten met je huidige salarisadministratie besproken om te zien of het nieuwe kantoor een betere match is.
2. Gegevens overdragen en importeren
Vraag om de export van je gegevens bij het huidige salarisadministratiekantoor. De meeste kantoren leveren een digitaal bestand dat makkelijk is te importeren in het nieuwe systeem, inclusief alle relevante gegevens van het lopende jaar.
3. Medewerkers informeren over het systeem
Breng je medewerkers op de hoogte van de overstap. Je krijgt toegang tot het systeem van het nieuwe salarisadministratiekantoor. Hier kun je periodieke wijzigingen doorgeven en nieuwe medewerkers aanmelden. Ze kunnen hier hun loonstroken, jaaropgaven en andere documenten inzien.
4. Werkwijze na de overstap
Na de overstap gaat alles automatisch door. Loonstroken worden klaargezet en verstuurd, en de loonaangifte wordt voorbereid door het nieuwe kantoor.
5. Jaaropgaven
Wanneer je gedurende een jaar wisselt van salarisadministratiekantoor, kan het zijn dat medewerkers meerdere jaaropgaven krijgen. Bespreek dit met het nieuwe administratiekantoor en vraag of ze hier een oplossing voor hebben. Het moeten optellen van de verschillende jaaropgaven kan nog wel eens erg onduidelijk zijn voor je medewerkers.
Salarisadministratie bij SWV Accountants
Kies je ervoor om je salarisadministratie uit te besteden bij SWV Accountants? Dan ben je verzekerd van een op maat gemaakte aanpak. Wij bieden:
Betrouwbare gegevensverwerking: Onze salarisadministrateurs zorgen voor een foutloze verwerking van salarisgegevens.
Internationale ervaring: We zijn thuis in zowel nationale als internationale salarisadministratie.
Veiligheid voorop: Jouw gegevens worden veilig en vertrouwelijk behandeld, met de nieuwste technologieën.
Persoonlijke aanpak: Onze op maat gemaakte service sluit aan bij jouw specifieke behoeften.
Actuele kennis: Wij houden veranderingen in arbeidswetgeving bij en beschermen je tegen mogelijke risico’s.
Efficiëntie en tijdwinst: Jij kunt je volledig richten op je bedrijfsgroei.
Ben je op zoek naar een persoonlijke en op maat gemaakte aanpak voor je salarisadministratie? Lees dan verder op SWV accountants.