Reiskosten en thuiswerken goed regelen: Zo doe je het slim

Je medewerkers werken deels thuis en deels op kantoor. Dat is tegenwoordig de standaard. Maar hoe regel je de vergoedingen dan eerlijk en fiscaal slim? Mag je op dezelfde dag zowel reiskosten als thuiswerkkosten vergoeden? En wanneer ben je verplicht om te kiezen?

Het combineren van een thuiswerkvergoeding met reiskostenvergoeding roept in de praktijk veel vragen op. We leggen je helder uit hoe je dit regelt zonder dat het een administratieve puinhoop wordt.

Waarom deze vergoedingen belangrijk zijn

Je bent als werkgever niet verplicht om reiskosten of thuiswerkkosten te vergoeden. Toch doen veel werkgevers dit wel, omdat het een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde is die je belastingvrij kunt aanbieden.

Voor medewerkers die hybride werken, brengt dit wel extra kosten met zich mee. Thuis betalen ze meer voor elektriciteit, verwarming en koffie. Op dagen dat ze naar kantoor komen, maken ze reiskosten. Door beide vergoedingen slim in te zetten, compenseer je deze kosten zonder dat het je als werkgever veel kost.

Het voordeel voor jou als werkgever? Deze vergoedingen vallen onder gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling. Ze kosten je geen vrije ruimte en je hoeft er geen loonheffing over af te dragen. Dat maakt het fiscaal interessant.

Thuiswerkvergoeding 2025: Wat mag je vergoeden?

De thuiswerkvergoeding compenseert de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt. Denk aan hogere energiekosten, internetgebruik, koffie en thee. In 2025 mag je maximaal 2,40 euro per thuiswerkdag belastingvrij vergoeden.

Deze vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling. Dat betekent dat het bedrag niet ten laste komt van je vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Je kunt het dus gewoon netto aan je medewerkers geven.

Wanneer mag je de thuiswerkvergoeding geven?

• Je medewerker werkt daadwerkelijk thuis

• Er is geen sprake van een vaste werkplek elders op die dag

• Je verstrekt geen andere thuiswerkvergoeding via de vrije ruimte

  
  

Wil je meer vergoeden dan 2,40 euro per dag? Dat mag, maar het meerdere valt dan wel in de vrije ruimte van de WKR. Je moet dit bedrag dan aanwijzen als eindheffingsloon.

Praktijkvoorbeeld thuiswerkvergoeding Je medewerker werkt twee dagen per week thuis. In een jaar met 52 weken zijn dat 104 thuiswerkdagen. De maximale onbelaste thuiswerkvergoeding wordt dan: 104 dagen x 2,40 euro = 249,60 euro per jaar, oftewel 20,80 euro per maand.

Woon Werkverkeer vergoeding: Hoeveel mag je betalen?

Voor de reiskostenvergoeding geldt in 2025 een maximum van 23 cent per kilometer. Dit geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers. Je mag deze vergoeding belastingvrij uitbetalen via de gerichte vrijstelling.

Voorwaarden reiskostenvergoeding:

• De vergoeding is maximaal 23 cent per kilometer

• Het gaat om daadwerkelijk afgelegde kilometers

• De medewerker heeft geen auto van de zaak

• Er is geen OV-abonnement door jou betaald

  
  

De 23 cent per kilometer is een maximum. Je mag ook minder vergoeden, maar veel werkgevers kiezen voor het maximale bedrag omdat dit voor medewerkers het meest aantrekkelijk is.

Let op bij de auto van de zaak Heeft je medewerker een auto van de zaak, ook voor privégebruik? Dan mag je geen aparte reiskostenvergoeding meer geven voor woon-werkverkeer. De bijtelling voor privégebruik dekt dit al af.

Hetzelfde geldt als je een OV-abonnement voor je medewerker betaalt. Op dagen dat dit abonnement gebruikt kan worden voor woon-werkverkeer, mag je geen extra reiskostenvergoeding geven.

Reiskostenvergoeding berekenen: Vaste of variabele vergoeding?

Je hebt twee opties voor het vergoeden van reiskosten: een vaste vergoeding per maand of een variabele vergoeding op basis van werkelijk gemaakte kilometers.

Variabele vergoeding 

Je medewerker geeft elke maand door hoeveel dagen hij naar kantoor is gekomen. Je berekent de vergoeding op basis van de werkelijke kilometers. Dit is precies, maar vraagt meer administratie.

Vaste vergoeding via 128-dagenregeling 

Je maakt vooraf afspraken over het aantal kantoordagen. Als je medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar kantoor komt, mag je een vaste vergoeding geven gebaseerd op 214 dagen. Dit scheelt administratie en voorkomt maandelijkse aanpassingen bij ziekte of vakantie.

Voorbeeld reiskostenvergoeding berekenen 

Je medewerker werkt vier dagen per week, waarvan drie dagen op kantoor. De enkele reisafstand is 20 kilometer. Hij voldoet aan de 128-dagenregeling (minimaal 77 dagen voor een driedaagse werkweek).

Berekening vaste vergoeding:

• 3/5 van 214 dagen = 129 dagen

• 129 dagen x 40 kilometer retour x 0,23 euro = 1.186,80 euro per jaar

• Per maand: 98,90 euro

Deze vaste vergoeding blijft gelijk, ook als je medewerker incidenteel ziek is of vakantie heeft. Pas bij structurele wijzigingen in het werkpatroon pas je de vergoeding aan.

Combineren van reiskosten en thuiswerkvergoeding

Hier wordt het interessant. Want wat als je medewerker deels thuis werkt en deels op kantoor? Dan moet je goed opletten met het combineren van beide vergoedingen.

De hoofdregel: Per week mag het wel 

Je mag per week beide vergoedingen geven. Als je medewerker twee dagen thuis werkt en drie dagen naar kantoor komt, bereken je beide vergoedingen op basis van die verdeling. Dit mag je vooraf afspreken en vastleggen, zodat je een vaste maandelijkse vergoeding kunt geven.

Voorbeeld combinatie per week 

Werkpatroon: 3 dagen kantoor, 2 dagen thuis

• Reiskostenvergoeding: 3/5 x 214 dagen x 30 km x 0,23 = 888,60 euro/jaar = 74,05 euro/maand

• Thuiswerkvergoeding: 2/5 x 214 dagen x 2,40 = 205,44 euro/jaar = 17,12 euro/maand

• Totale vaste vergoeding: 91,17 euro per maand

  
  

De uitzondering: Per dag moet je kiezen 

Werkt je medewerker op één dag deels thuis en deels op kantoor? Dan moet je kiezen tussen de reiskostenvergoeding of de thuiswerkvergoeding. Je mag niet beide vergoedingen geven voor dezelfde dag.

Praktische tip bij splitsing per dag 

Kies voor de vergoeding die het hoogste is. Bij een reisafstand van meer dan 10 kilometer retour levert de reiskostenvergoeding meer op dan de thuiswerkvergoeding. Bij 11 kilometer is dat 2,53 euro, terwijl de thuiswerkvergoeding 2,40 euro bedraagt.

Reiskosten declareren: Zakelijke kilometers apart

Naast woon-werkverkeer maken je medewerkers mogelijk ook zakelijke kilometers. Denk aan klantbezoek, leveranciers of externe vergaderingen. Deze zakelijke kilometers mag je altijd vergoeden, ook als je op dezelfde dag een thuiswerkvergoeding geeft.

Wanneer tellen kilometers als zakelijk?

• Reizen naar klanten of leveranciers

• Bezoek aan projectlocaties

• Externe vergaderingen of bijeenkomsten

• Ritten in opdracht van de werkgever

  
  

Let op bij vaste werkplekken 

Bezoekt je medewerker dezelfde klant of locatie meer dan 40 keer per jaar? Dan wordt die locatie aangemerkt als vaste werkplek. Voor die ritten mag je dan niet op dezelfde dag een thuiswerkvergoeding geven.

Hoe regel je declaraties praktisch? 

Laat medewerkers zakelijke kilometers declareren via een vast format. Ze noteren de datum, van-naar bestemming, aantal kilometers en het doel van de reis. Dit voorkomt discussie met de Belastingdienst en houdt je administratie overzichtelijk.

De vergoeding voor zakelijke kilometers is 23 cent per kilometer, hetzelfde als voor woon-werkverkeer. Je kunt ervoor kiezen om dit via de salarisadministratie te verwerken of via een apart declaratiesysteem.

De 128-dagen regeling uitgelegd

De 128-dagen regeling maakt het mogelijk om een vaste vergoeding te geven zonder dat je elke maand opnieuw moet berekenen hoeveel dagen je medewerker daadwerkelijk heeft gewerkt.

Hoe werkt de regeling? 

Als je medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar kantoor reist (of thuiswerkt), mag je de vergoeding berekenen alsof hij 214 dagen reist (of thuiswerkt). Dit geldt voor een vijfdaagse werkweek. Voor parttime medewerkers bereken je dit naar rato.

Waarom is dit handig? 

Je hoeft geen correcties te doen bij incidenteel thuiswerken, ziekte of vakantie. De vaste vergoeding blijft gelijk gedurende het hele jaar. Dit scheelt administratie en voorkomt maandelijkse aanpassingen in de loonstrook.

Voorwaarden voor toepassing:

• Schriftelijke afspraken over werkpatroon

• Minimaal 128 dagen (of naar rato voor parttime)

• Structurele verdeling tussen thuis en kantoor

Pas als je medewerker structureel afwijkt van de afgesproken verdeling, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte of een aangepast arbeidspatroon, pas je de vergoeding aan.

Rekenvoorbeeld 128-dagenregeling voor parttime 

Je medewerker werkt drie dagen per week: twee dagen kantoor, één dag thuis.

Voor reiskostenvergoeding:

• Minimaal 2/5 x 128 = 51 dagen op kantoor

• Vergoeding berekenen over 2/5 x 214 = 86 dagen

  
  

Voor thuiswerkvergoeding:'

• Minimaal 1/5 x 128 = 26 dagen thuis

• Vergoeding berekenen over 1/5 x 214 = 43 dagen

Veelgemaakte fouten bij reiskosten en thuiswerken

Fout 1: Dubbele vergoeding op één dag 

Je medewerker werkt 's ochtends thuis en komt 's middags naar kantoor. Je geeft zowel thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding. Dit mag niet. Kies één van beide.

Fout 2: Vergeten werkpatroon vast te leggen 

Je geeft een vaste vergoeding zonder schriftelijke afspraken over het werkpatroon. Bij controle kan de Belastingdienst vragen om onderbouwing. Leg altijd vast hoeveel dagen je medewerker thuis werkt en naar kantoor komt.

Fout 3: Geen onderscheid tussen woon-werk en zakelijk

Alle kilometers worden op één hoop gegooid. Dit werkt niet voor de combinatie met thuiswerkvergoeding. Houd zakelijke kilometers apart, die mag je altijd vergoeden naast thuiswerk kosten.

Fout 4: Niet aanpassen bij structurele wijziging 

Je medewerker gaat van drie naar twee kantoordagen, maar de vergoeding blijft gelijk. Dit kan leiden tot te veel vergoede reiskosten. Pas de vergoeding aan zodra het werkpatroon structureel wijzigt.

Fout 5: Vergoeding bij auto van de zaak 

Je geeft reiskostenvergoeding terwijl je medewerker een auto van de zaak heeft met privégebruik. Dit mag niet, de bijtelling dekt het woon-werkverkeer al.

Praktische tips voor een slimme aanpak

Tip 1: Maak aan het begin van het jaar afspraken 

Bespreek met elke medewerker het verwachte werkpatroon. Leg dit schriftelijk vast in een bijlage bij het arbeidscontract of in een aparte werkplek regeling. Dit voorkomt onduidelijkheid en geeft je de basis voor een vaste vergoeding.

Tip 2: Communiceer helder over de keuze per dag 

Leg medewerkers uit dat ze op dagen dat ze zowel thuis als op kantoor werken, moeten kiezen welke vergoeding ze willen. Geef ze een praktische vuistregel: bij meer dan 10 kilometer reisafstand is de reiskostenvergoeding voordeliger.

Tip 3: Gebruik een declaratieformulier voor zakelijke kilometers 

Maak één standaard format voor het declareren van zakelijke kilometers. Zorg dat medewerkers weten wat ze moeten invullen. Dit houdt de administratie overzichtelijk en voorkomt fouten.

Tip 4: Monitor de 128-dagenregeling 

Check halverwege het jaar of medewerkers nog steeds voldoen aan de 128-dagengrens. Bij langdurige ziekte of gewijzigd werkpatroon moet je de vergoeding aanpassen. Een simpele registratie voorkomt dat je aan het eind van het jaar voor verrassingen staat.

Tip 5: Evalueer jaarlijks de vergoedingen 

De bedragen voor thuiswerkvergoeding en reiskosten kunnen jaarlijks wijzigen. Check begin januari de nieuwe bedragen en pas je vaste vergoedingen aan waar nodig.

Speciale situaties

Meerdere werkplekken

Heeft je medewerker meerdere vaste werkplekken, bijvoorbeeld kantoor in Rotterdam en projectlocatie in Amsterdam? Dan mag je voor beide locaties reiskostenvergoeding geven, mits het geen vaste werkplek wordt (dus minder dan 40 bezoeken per jaar voor de projectlocatie).

Internationale medewerkers

Voor expats of grenswerkers gelden soms andere regels. Zij kunnen mogelijk gebruikmaken van de 30%-regeling of specifieke vrijstellingen voor extraterritoriale kosten. Deze zijn ruimer dan de standaard reiskostenvergoeding.

Stagiaires en oproepkrachten

 Ook voor stagiaires en oproepkrachten mag je reiskosten en thuiswerkkosten vergoeden. De regels zijn hetzelfde als voor vaste medewerkers. Let er wel op dat je de 128-dagenregeling alleen kunt toepassen als iemand structureel werkt.

Lease-auto zonder bijtelling 

Heeft je medewerker een lease-auto maar geen bijtelling voor privégebruik? Dan mag je wel reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer. De auto is dan puur zakelijk en telt niet als vergoeding voor woon-werkverkeer.

Administratieve verwerking

In de salarisadministratie 

Verwerk de vaste vergoedingen als apart loononderdeel in de salarisadministratie. Gebruik de codes die de Belastingdienst voorschrijft voor gerichte vrijstellingen. Dit voorkomt dat de bedragen ten onrechte als belast loon worden aangemerkt.

Bewaar de afspraken

Leg werkpatronen schriftelijk vast en bewaar deze bij het personeelsdossier. Bij controle moet je kunnen aantonen op basis waarvan je de vergoedingen hebt berekend. Dit geldt zowel voor vaste vergoedingen als voor declaraties.

Rapportage en controle 

Check periodiek of de vergoedingen nog kloppen met de realiteit. Vraag medewerkers om wijzigingen in hun werkpatroon door te geven. Een halfjaarlijkse check voorkomt dat je te veel of te weinig vergoedt.

Hulp nodig bij de vergoedingen?

Het combineren van reiskosten en thuiswerkvergoedingen lijkt simpel, maar in de praktijk zijn er veel situaties waarin je moet opletten. Zeker als je een mix hebt van fulltime en parttime medewerkers, mensen met een auto van de zaak, en wisselende werkpatronen.

Bij SWV accountants & bedrijfsadviseurs helpen we je met het opzetten van een werkbare regeling die fiscaal klopt en administratief niet te zwaar is. We berekenen de optimale vergoeding voor jouw situatie en zorgen dat de verwerking in je salarisadministratie correct verloopt.

Wil je weten of jouw vergoedingen kloppen of heb je vragen over specifieke situaties? We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw organisatie.