De financiële gevolgen van personeel laten thuiswerken in 2026

Je zit aan je bureau en kijkt naar de lege werkplekken. Drie van je vijf medewerkers werken vandaag thuis. Het werkt prima, iedereen is tevreden. Maar ergens knelt het: wat kost je dit eigenlijk? En doe je het wel goed?

Die vraag houdt veel ondernemers bezig. Je betaalt hun salaris, hun pensioen, hun vakantiegeld. Maar thuiswerken? Daar zit een grijs gebied. In 2026 veranderen er weer wat zaken. Tijd om het helder te krijgen.

Wat kost thuiswerken je als werkgever?

Stel je voor: je hebt zes medewerkers. Vier werken er drie dagen per week thuis, twee doen het twee dagen. Je denkt: mooi, dat scheelt kantoorkosten. En dat klopt ook. Minder koffie, minder stroom, misschien zelfs minder vierkante meters nodig.

Maar er komt ook wat bij:

• Thuiswerkvergoeding: €2,35 per dag, zo'n €2.000 per jaar bij dit team

• Eenmalige aanschaf: bureau, stoel, beeldscherm, laptop

• Eventuele vergoeding voor internet en energie

• Afschrijving van thuiswerkvoorzieningen

  
  

Tegelijkertijd staat je kantoorpand halfleeg. Kun je een ruimte onderverhuren? Verkleinen bij je volgende huurperiode? Die besparingen zijn er ook. Wil je meer weten over deze besparingen? Neem dan contact op met adviseurs zoals SWV Accountants.

Personeelskosten berekenen met thuiswerk

Je zit met je boekhouding en wilt uitbreiden. Een extra medewerker, misschien twee. Die nieuwe medewerker wil drie dagen thuiswerken. Prima, maar wat betekent dat voor je begroting?

Vroeger was het simpel: salaris plus 40% voor sociale lasten en overige kosten. Nu moet je verder kijken. Want thuiswerken betekent andere kostenposten, maar ook mogelijke besparingen.

De extra kosten

Begin met de thuiswerkvergoeding. Voor iemand die drie dagen per week thuis werkt, kom je op ongeveer €350 per jaar. Maar dan komt de inrichting van die thuiswerkplek. Een degelijk bureau kost je €300, een goede bureaustoel €400, een fatsoenlijk beeldscherm nog eens €200. Eenmalig, maar je moet het wel meenemen.

Daarnaast heb je maandelijkse vergoedingen. Internet bijvoorbeeld, zo'n €30 per maand voor iemand die grotendeels thuiswerkt. Over een jaar is dat €360. Tel het bij elkaar op en je zit al snel op €1.600 tot €2.000 extra in het eerste jaar per thuiswerkende medewerker.

De besparingen

Als je zes mensen hebt en vijf bureaus op kantoor, bespaar je al op kantoorruimte. Je kunt bij uitbreiding kleiner blijven zitten. Of bij je volgende huurperiode een paar vierkante meters afstoten.

En dan zijn er de dagelijkse kosten. Minder mensen op kantoor betekent lager verbruik van energie, water, koffie, kantoorartikelen. Tel daar de reis- en parkeervergoedingen bij op die je niet hoeft te betalen voor thuiswerkdagen, en de bedragen lopen op.

De thuiswerkplek vergoeding in de praktijk

Je kunt het op twee manieren doen: een vast bedrag per thuiswerkdag, of specifieke kosten vergoeden. Die eerste optie werkt het makkelijkst. Je registreert de thuiswerkdagen, stopt €2,35 per dag in de salarisadministratie. Simpel.

Stel je geeft meer. Alles boven €2,35 wordt belast als loon. Die extra euro die jij geeft? Je medewerker houdt er vijftig cent van over. Jij betaalt er werkgeverslasten over.

Internetkosten en gerichte vrijstelling

Je medewerker werkt vier dagen thuis. Ze belt, mailt, videobelt de hele dag. Logisch dat ze vraagt: krijg ik wat voor mijn internet?

Vergoed bijvoorbeeld €30 per maand voor wie grotendeels thuiswerkt. Dit valt onder de gerichte vrijstelling en is onbelast. Je medewerker ziet het direct terug, jij betaalt geen extra belasting. Klein gebaar, groot effect.

Wat verandert er in 2026?

De thuiswerkvergoeding gaat van €2,15 naar €2,35. Twintig cent verschil. Zul je maar vergeten aan te passen in je administratie.

Let op deze wijzigingen:

• Check je salarisadministratie en pas het bedrag aan

• Blijf thuiswerkdagen registreren voor de onbelaste vergoeding

• Wet werken waar je wilt wordt definitief: medewerkers kunnen thuiswerken aanvragen

• Je kunt alleen weigeren met zwaarwegende bedrijfsredenen

  
  

Stel bijvoorbeeld vast: twee dagen op kantoor verplicht, de rest mag je zelf weten. Leg het vast, communiceer het helder.

Praktische tips voor jouw bedrijf

Maak een helder thuiswerkbeleid: Een A4'tje met kernafspraken volstaat: hoeveel dagen mag het, wat vergoed je, wanneer verwacht je mensen op kantoor.

Registreer die thuiswerkdagen: Via je urenregistratie of salarisadministratie. Anders kun je straks die onbelaste vergoeding niet aantonen. Dit kun je bijvoorbeeld makkelijk doen door je salarisadministratie te laten uitbesteden.

Bekijk je kantoorkosten realistisch: Misschien niet meteen besparen, maar wel over twee jaar als je contract afloopt. Of je verhuurt een ruimte.

Praat met je mensen: Vraag wat ze nodig hebben. Het hoeft niet veel te kosten om mensen tevreden te houden.

Waar moet je op letten?

Zorg dat je thuiswerkdagen goed registreert, want zonder registratie kun je de onbelaste vergoeding niet aantonen bij de Belastingdienst. Verwerk de vergoedingen correct in je salarisadministratie en pas deze tijdig aan voor 2026. Maak heldere afspraken met je medewerkers over wanneer thuiswerken mag en wat je vergoedt, en leg dit vast in een simpel thuiswerkbeleid zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Maak het concreet voor jouw situatie

Je wilt gewoon weten waar je aan toe bent. Wat kost thuiswerken je? Doe je het goed? Wat moet je aanpassen voor 2026?

Laten we het samen uitzoeken. We kijken naar jouw situatie, rekenen het door, maken een plan. Bel of mail en we komen langs. Dan weet je waar je aan toe bent.