Loondoorbetaling bij ziekte uitgelegd: Wat ben je verplicht en hoe borg je dit?

Een zieke werknemer betekent altijd extra administratie en kosten. Maar wat ben je precies verplicht te betalen en hoe lang? En hoe zorg je dat je als werkgever goed beschermd bent? We leggen de regels uit en geven praktische tips om de risico's te beperken.

De basisregel: minimaal 70% van het loon

Als werkgever ben je verplicht om bij ziekte minimaal 70% van het brutoloon door te betalen. Dit is het wettelijke minimum. In de praktijk wordt vaak meer betaald:

Eerste ziektejaar:

• Minimaal 70% wettelijk verplicht

• Meeste cao's: 100% loondoorbetaling

• Aanvulling tot minimumloon als brutoloon lager is

• Pensioenpremie en vakantiegeld blijven doorlopen

  
  

Tweede ziektejaar:

• Minimaal 70% wettelijk verplicht

• Geen aanvulling tot minimumloon meer verplicht

• Vaak lagere cao-percentages (bijv. 70-85%)

Hoelang ben je verplicht door te betalen?

De loondoorbetalingsplicht duurt maximaal 104 weken (2 jaar). Dit geldt vanaf de eerste ziektedag. Na deze periode kan je werknemer mogelijk een WIA-uitkering aanvragen bij UWV.

Belangrijke details:

• De termijn start bij eerste ziekmelding

• Ziekteperioden kunnen bij elkaar opgeteld worden

• Binnen 4 weken na herstel tellen nieuwe ziekteperioden mee

• Na 4 weken gezond begint de teller opnieuw

Ziekteperioden optellen: wanneer wel en niet?

Wel optellen bij:

• Nieuwe ziekmelding binnen 4 weken na herstel

• Dezelfde of gerelateerde klachten

• Onvolledige werkhervatting gevolgd door nieuwe uitval

Niet optellen bij:

• Meer dan 4 weken gezond geweest

• Volledig andere klachten/oorzaken

• Volledige werkhervatting voor langere periode

Praktijkvoorbeeld: Werknemer is 8 weken ziek, werkt 2 weken en wordt weer ziek met dezelfde rugklachten. De tweede periode telt mee bij de eerste. Totaal: 8 weken + nieuwe periode.

Je verplichtingen als werkgever

Administratieve verplichtingen

• Ziekmelding registreren vanaf dag 1

• Loondoorbetaling binnen normale betalingstermijnen

• Bijhouden van ziektedagen en -perioden

• Contact houden met zieke werknemer

• Re-integratiedossier bijhouden

Re-integratieverplichtingen

• Probleem- en risico-inventarisatie binnen 6 weken

• Plan van aanpak binnen 8 weken bij langdurig verzuim

• Samenwerken met bedrijfsarts en werknemer

• Regelmatige evaluatie van re-integratieactiviteiten

Ben je ondernemer en weet je niet hoe je dit het beste kunt aanpakken? Wij snappen dat dit vaak moeilijke en veel informatie kan zijn. Bij SWV Accountants staan we voor je klaar om je hiermee te helpen. Geen klus is ons teveel. 

Frequent kortdurend verzuim: extra aandacht

Frequent kortdurend verzuim (bijv. elke maand een paar dagen ziek) kan wijzen op:

• Werkgerelateerde problemen

• Privésituaties die doorwerken

• Gezondheidsklachten die aandacht vragen

• Motivatieproblemen

Aanpak frequent verzuim:

1. Patroon herkennen en registreren

2. Gesprek aangaan met werknemer

3. Oorzaken achterhalen

4. Gerichte oplossingen zoeken

5. Eventueel bedrijfsarts inschakelen

Hoe borg je de kosten?

Ziektekostenverzekering

Verplichte verzekering die de loondoorbetaling kosten voor je rekening neemt. Meestal na een wachttijd (bijv. na 2-8 weken ziekte).

Voordelen:

• Bescherming tegen hoge loondoorbetaling kosten

• Vaak aanvullende diensten (bedrijfsarts, re-integratie)

• Zekerheid voor je cashflow

  
  

Aandachtspunten:

• Verschillende wachttijden mogelijk

• Premie afhankelijk van risicoprofiel bedrijf

• Voorwaarden goed bestuderen

Eigen risico afwegen

Je kunt kiezen voor een hoger eigen risico in ruil voor lagere premie. Bereken goed wat bij jouw bedrijf het beste uitpakt.

Bijzondere situaties

Arbeidsconflicten tijdens ziekte

Zieke werknemer tijdens een conflict vraagt extra voorzichtigheid:

• Opzegverbod blijft gelden

• Geen druk uitoefenen op herstel

• Neutrale bedrijfsarts inschakelen

• Juridische begeleiding overwegen

Zwangerschap en ziekte

Zwangere werkneemsters hebben extra bescherming:

• Langere opzegtermijnen

• Speciale re-integratie regels

• Bevallingsverlof loopt door na ziekte

Werknemers boven AOW-leeftijd

Voor werknemers boven AOW-leeftijd gelden andere regels:

• Geen loondoorbetalingsplicht bij ziekte

• Andere verzekeringen en verplichtingen

• Specifieke arbeidsovereenkomsten

Veelgemaakte fouten vermijden

Fout 1: Te weinig betalen Controleer of je cao-afspraken naleeft. Het wettelijke minimum van

70% is vaak te laag.

Fout 2: Verkeerde berekening bijtellingen Ziekteperioden verkeerd optellen kan leiden tot te lange doorbetalingsplicht.

Fout 3: Onvoldoende re-integratie Nalatigheid in re-integratie kan leiden tot boetes en verlengde doorbetalingsplicht.

Fout 4: Geen verzekering Zonder ziektekostenverzekering loop je grote financiële risico's.

Praktische tips voor werkgevers

Tip 1: Goede administratie

• Houd precieze ziektedag registratie bij

• Documenteer alle gesprekken en afspraken

• Bewaar medische informatie gescheiden en veilig

Tip 2: Vroeg ingrijpen

• Start re-integratietraject tijdig

• Schakel bedrijfsarts in bij twijfel

• Zoek naar aangepast werk

Tip 3: Duidelijke communicatie

• Maak afspraken over contact tijdens ziekte

• Wees helder over verwachtingen

• Respecteer privacy van zieke werknemer

Tip 4: Verzekering regelen

• Vergelijk verschillende aanbieders

• Let op wachttijden en voorwaarden

• Overweeg aanvullende diensten

Wanneer professionele hulp inschakelen?

Bij frequent verzuim:

• Patroon van regelmatige uitval

• Onduidelijke oorzaken

• Werkgerelateerde problematiek

  
  

Bij langdurig verzuim:

• Ziekte langer dan 6 weken

• Onduidelijke prognose

• Complexe re-integratievraagstukken

Bij conflictsituaties:

• Ziekte tijdens arbeidsconflict

• Discussie over arbeidsgeschiktheid

• Ontslag overwegen tijdens ziekte

Hulp van SWV bij ziekteverzuim

Ziekteverzuim en loondoorbetaling brengen veel verplichtingen en risico's met zich mee. Bij SWV accountants & bedrijfsadviseurs helpen we je met alle aspecten van ziekteverzuim.

We adviseren over verzekeringen, helpen bij de administratie en begeleiden bij complexe verzuim situaties. Zo voorkom je kostbare fouten en borg je je als werkgever goed af tegen de financiële risico's.

Heb je vragen over loondoorbetaling of worstel je met verzuimproblematiek? Neem contact met ons op. We helpen je graag met praktisch advies en zorgen dat je voldoet aan al je verplichtingen als werkgever.