Wat valt in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling?

Je wilt je medewerkers graag wat extra's geven. Een kerstpakket, een sportabonnement, of misschien een nieuwe laptop. Maar hoe zorg je ervoor dat je niet onnodig belasting betaalt over deze vergoedingen? Dat regelt de Werkkostenregeling, of WKR. In dit artikel leggen we uit wat de vrije ruimte WKR precies inhoudt, welke kosten je hierin kunt onderbrengen en hoe je de WKR eindheffing voorkomt.

Wat is de vrije ruimte in de WKR?

De vrije ruimte is een percentage van je totale fiscale loonsom dat je onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Je kunt deze ruimte vrij inzetten voor zaken die niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen.

Voor 2026 geldt:

• 2% vrije ruimte over de eerste €400.000 van de loonsom

• 1,18% over het bedrag daarboven

• 
  

Stel, je loonsom bedraagt €400.000. Dan heb je maximaal €8.000 beschikbaar om onbelast te besteden aan extra vergoedingen voor je personeel.

Deze kosten kun je onderbrengen in de vrije ruimte

De vraag "wat valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling?" is voor veel ondernemers lastig te beantwoorden. Eigenlijk geldt een simpele vuistregel: alles wat je niet als gerichte vrijstelling hebt aangewezen of als nihil waardeert, moet je aanmerken als individueel loon of onderbrengen in de vrije ruimte WKR.

• Kerstpakketten en personeelsfeesten

• Sportabonnementen en fitnessregelingen (niet op de werkplek)

• Tablets en telefoons van de zaak

• Thuiswerkvergoedingen boven het vrijgestelde bedrag

• Bonussen tot €2.400 per werknemer per jaar

• Cadeaubonnen en geschenken

• 
  

Een belangrijke voorwaarde: de vergoeding of verstrekking moet gebruikelijk zijn. Vergoedingen en bonussen tot €2.400 per persoon per jaar vindt de Belastingdienst niet ongebruikelijk.

Wat valt buiten de vrije ruimte?

Niet alles hoef je onder te brengen in de vrije ruimte. Bepaalde vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen:

• Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer

• Openbaar vervoer abonnementen

• Maaltijden tijdens dienstreizen

• Thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag in 2026

• Scholing en cursussen

• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

  
  

Ook zijn er nihilwaarderingen voor verstrekkingen op de werkplek, zoals koffie, thee en werkkleding. Een maaltijd op de werkplek moet je waarderen op €3,95 per keer. Weet je niet zeker of iets wel of niet in de vrije ruimte valt? Neem dan contact op met een accountantskantoor zoals SWV Accountants & bedrijfsadviseurs.

Het noodzakelijkheidscriterium

Bepaalde voorzieningen zijn nodig voor het uitvoeren van het werk. Denk aan gereedschap, een smartphone of een laptop. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is, valt deze onder de gerichte vrijstelling en niet in de vrije ruimte. De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken, ongeacht hoeveel werknemers deze zaken privé gebruiken.

Let op: de gebruikelijkheidstoets

Je kunt de vrije ruimte niet zomaar naar eigen inzicht verdelen. De Belastingdienst hanteert een gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen mogen voor niet meer dan 30% afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.

Als vuistregel geldt: een vergoeding tot €2.400 per werknemer per jaar is gebruikelijk. Alles daarboven kan leiden tot vragen of correcties.

Wat gebeurt er bij overschrijding?

Geef je meer uit dan de beschikbare vrije ruimte? Dan betaal je over het meerdere 80% eindheffingen. Deze WKR eindheffing dien je af in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Deze komt voor jouw rekening als werkgever en mag niet worden verhaald op je werknemers.

Praktische tips voor het benutten van de vrije ruimte

Houd je administratie bij: Een goede salarisadministratie is onmisbaar. Zorg dat je gedurende het jaar inzicht houdt in wat je al hebt besteed. Wijs vergoedingen direct bij uitbetaling aan als onderdeel van de vrije ruimte. Dat kan namelijk niet achteraf. De beste keuze is om salarisadministratie uit te besteden, 

Plan vooruit: Heb je aan het eind van het jaar nog vrije ruimte over? Benut deze dan nog voor een extra kerstpakket of personeelsactiviteit? De vrije ruimte neem je niet mee naar het volgende jaar.

Werk met de concernregeling: Bestaat je onderneming uit meerdere BV's? Dan kun je mogelijk de concernregeling toepassen. Een overschrijding in de ene BV kun je dan compenseren met overgebleven ruimte in een andere BV.

Onderbouw vaste kostenvergoedingen: Geef je vaste vergoedingen? Zorg dan voor recente onderbouwing van de kosten. Zonder onderbouwing gaat de hele vergoeding ten laste van de vrije ruimte.

werkplek versus andere locaties

Een belangrijk onderscheid is de locatie. Organiseer je een personeelsfeest op je eigen terrein? Dan valt dit onder gerichte vrijstellingen en niet in de vrije ruimte WKR. Houd je het feest op een andere locatie? Dan gaat het wel ten koste van de vrije ruimte WKR.

Hetzelfde geldt voor bedrijfsfitness. Op de werkplek is het onbelast en valt het niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Een sportabonnement elders moet je wel onderbrengen in de vrije ruimte van WKR.

Vrije ruimte WKR optimaal benutten

De vrije ruimte van het WKR biedt veel mogelijkheden om je medewerkers te waarderen zonder extra belastingdruk. Door goed te begrijpen wat valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling en wat daar buiten valt, kun je strategische keuzes maken. Zo benut je de vrije ruimte WKR optimaal en voorkom je WKR eindheffing.

Wil je weten hoe je de vrije ruimte het beste kunt inzetten voor jouw situatie? Of heb je vragen over wat specifiek valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling voor jouw onderneming? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee over de beste aanpak.