De 30%-regeling voor expats: Wanneer toepassen of juist werkelijke kosten vergoeden?
- one152
- 30 sep
- 4 minuten om te lezen
Je hebt een internationale werknemer aangenomen en overweegt de 30%-regeling toe te passen. Maar wanneer is dit voordelig en wanneer kun je beter de werkelijke kosten vergoeden? We leggen de keuzes uit en helpen je de beste beslissing te maken voor jouw situatie.
Wat is de 30%-regeling?
De 30%-regeling (ook wel expatregeling genoemd) stelt je in staat om maximaal 30% van het brutoloon belastingvrij uit te keren aan internationale werknemers. Dit compenseert de extra kosten die expats maken door hun werk in Nederland.
Twee mogelijkheden:
30% van het loon inclusief vergoeding als forfaitaire vergoeding
30/70 van het loon exclusief vergoeding als belastingvrije vergoeding
Voorwaarden 30%-regeling in 2025
Om gebruik te kunnen maken van de regeling moet je werknemer voldoen aan een salarisminimum van € 46.660 bruto per jaar. Voor werknemers onder 30 met een masterdiploma geldt een lager minimum van € 35.468. Daarnaast moet je werknemer specifieke kennis hebben die moeilijk te vinden is op de Nederlandse arbeidsmarkt.
Het maximum dat je belastingvrij kunt vergoeden is € 73.800 per jaar. Dit bereik je bij een salaris vanaf € 246.000.
Rekenvoorbeelden: 30%-regeling of werkelijke kosten?
Voorbeeld 1: Lager salaris
Situatie: Werknemer verdient € 60.000 bruto
30%-regeling: € 18.000 belastingvrij
Werkelijke kosten: € 8.000 (huisvesting, verhuizing, schoolgeld)
Advies: Kies voor 30%-regeling (€ 10.000 voordeel)
Voorbeeld 2: Hoge werkelijke kosten
Situatie: Werknemer verdient € 80.000 bruto
30%-regeling: € 24.000 belastingvrij
Werkelijke kosten: € 35.000 (dure internationale school, verhuis vanuit VS)
Advies: Kies voor werkelijke kosten (€ 11.000 voordeel)
Voorbeeld 3: Maximum bereikt
Situatie: Werknemer verdient € 300.000 bruto
30%-regeling: € 73.800 belastingvrij (maximum)
Werkelijke kosten: € 45.000
Advies: Kies voor 30%-regeling (€ 28.800 voordeel)
Wanneer kiezen voor de 30%-regeling?
Kies voor 30%-regeling wanneer: | Kies voor werkelijke kosten wanneer: |
De expatkosten onder de 30% blijven | Je te maken hebt met hoge internationale schoolkosten |
Je beperkte administratieve capaciteit hebt | Er sprake is van een dure verhuizing van ver weg |
De werknemer zelf wil bepalen hoe het geld wordt besteed | Tijdelijke huisvesting in dure gebieden nodig is |
Er sprake is van langdurige tewerkstelling | De werknemer veel dependenten heeft |
Je zekerheid wilt over het belastingvrije bedrag | De werkelijke kosten duidelijk boven 30% uitkomen |
Voordelen 30%-regeling: Geen bewijs van kosten nodig, minder administratie, vaak hoger dan werkelijke kosten.
Voordelen werkelijke kosten: Alle gemaakte kosten belastingvrij, geen maximum bedrag, flexibiliteit in kostenverdeling. Let op: je moet alle kosten kunnen bewijzen met bonnen en facturen.
Welke kosten kun je vergoeden?
Bij de 30%-regeling hoef je niets te specificeren. Je werknemer ontvangt het belastingvrije bedrag en bepaalt zelf de besteding.
Kies je voor werkelijke kosten? Dan moet elke euro worden onderbouwd met bonnen. Denk aan huisvestingskosten zoals tijdelijke hotels of duurdere huur, verhuiskosten inclusief transport en opslag, schoolgeld voor internationale scholen, kennismakingsbezoeken en dubbele woonlasten in beide landen.
Ben je onzeker over hoe je dit het beste toepast of begrijp je het niet helemaal? Geen zorgen, bij SWV Accountants staan we klaar om je hiermee te helpen.
Administratieve verplichtingen
Bij 30%-regeling
Jaarlijkse keuze verplicht (sinds 2023)
Geen bewijs kosten vereist
Normale loonadministratie
Let op: geen dubbele vergoedingen
Bij werkelijke kosten
Alle kosten bewijzen met bonnen
Detail Registratie per kostensoort
Bewaren documentatie 7 jaar
Jaarlijkse verantwoording
Veelgemaakte fouten
Fout 1: Combineren van regelingen Je mag niet tegelijkertijd 30%-regeling en werkelijke kosten toepassen voor dezelfde kostensoorten.
Fout 2: Verkeerde berekening maximum Het maximum van € 73.800 geldt per jaar. Bij deeltijd of gedeeltelijk jaar moet je dit evenredig berekenen.
Fout 3: Onvoldoende bewijs, werkelijke kosten Zonder proper bewijs kan de Belastingdienst kosten afwijzen. Zorg voor complete documentatie.
Fout 4: Vergeten jaarlijkse keuze Sinds 2023 moet je elk jaar opnieuw kiezen. Geen keuze betekent geen toepassing van de regeling.
Overgangsregeling en toekomst
Bestaande gevallen
Voor werknemers die al gebruikmaken van de 30%-regeling in 2023 geldt overgangsrecht. Het maximum van € 73.800 gaat pas in op 1 januari 2026.
Wijziging naar 27%-regeling
Vanaf 2027 wordt de regeling aangepast:
27% in plaats van 30%
Verdere aanscherpingen mogelijk
Plan tijdig voor deze wijziging
Praktische beslisboom
Begin met het berekenen van 30% van het brutoloon, met een maximum van € 73.800. Schat vervolgens de werkelijke expatkosten in. Vergelijk beide bedragen en overweeg de administratieve lasten. Maak dan een bewuste keuze en documenteer deze goed.
Tips voor werkgevers
Tip 1: Plan vooruit Bespreek verwachte kosten al bij het aannameproces. Dit helpt bij het maken van de juiste keuze.
Tip 2: Houd flexibiliteit Je kunt jaarlijks wisselen tussen 30%-regeling en werkelijke kosten, afhankelijk van de situatie.
Tip 3: Documenteer alles Ook bij de 30%-regeling is goede documentatie van je keuzes belangrijk voor eventuele controles.
Tip 4: Zoek expertise De regeling is complex en wijzigt regelmatig. Professionele begeleiding voorkomt kostbare fouten.
Andere belastingvrije vergoedingen
Naast de 30%-regeling kun je altijd belastingvrij vergoeden:
Verhuiskosten naar Nederland
Kennismakingsbezoek voor aanvang
Schoolgeld internationale scholen
Tijdelijke opslag boedel
Deze vergoedingen gelden naast en niet in plaats van de 30%-regeling.
Hulp bij de 30%-regeling
De keuze tussen 30%-regeling en werkelijke kosten heeft grote financiële gevolgen. Bij SWV accountants & bedrijfsadviseurs berekenen we beide scenario's voor jouw situatie en adviseren over de meest voordelige aanpak. Ook helpen we bij het aanvragen van de regeling en zorgen we voor correcte verwerking in de salarisadministratie.
Werk je met internationale werknemers of overweeg je dit? Neem contact met ons op voor advies over de mogelijkheden.