Loon-in-systematiek

Als ondernemer heb je regelmatig te maken met nabetalingen aan je personeel. Denk aan een nieuwe cao, individuele loonsverhogingen of achteraf toegekende vergoedingen. Bij deze nabetalingen is het belangrijk dat je weet hoe je ze moet verwerken in je loonaangifte. De loon-in-systematiek speelt hierbij een belangrijke rol. In deze blog leggen we je uit hoe het precies zit.

Wat is de loon-in-systematiek?

De loon-in-systematiek is de hoofdregel bij het aangeven van loon. Dit betekent dat je het loon altijd verwerkt in de maand waarin je het uitbetaalt, ongeacht welke periode de betaling betrekking heeft. Het maakt niet uit of het bijvoorbeeld om een nabetaling of reguliere betaling gaat, de aangifte wordt gedaan in de maand waarin je het loon daadwerkelijk overmaakt aan je werknemer.

Deze methodiek is voor veel ondernemers het meest praktische en overzichtelijke systeem. Door alle betalingen in de maand van uitbetaling te verwerken, wordt de salarisadministratie eenvoudiger. Wil je het nog makkelijk maken? Dan raden we aan de salarisadministratie uit te besteden.

Praktijkvoorbeeld loon-in-systematiek

Stel, je betaalt in april 2025 een nabetaling voor de maanden januari, februari en maart. Bij de loon-in-systematiek voeg je de nabetaling samen met het reguliere loon van april in de aangifte. Je gebruikt de belastingtabel van april 2025 en berekent de loonheffingen over het totaalbedrag van de nabetaling. Heb je bijvoorbeeld €2.000 per maand nabetaald voor drie maanden, dan geef je in totaal €6.000 op in de aangifte over april.

Wat zijn nabetalingen?

Nabetalingen zijn betalingen die je doet in een later tijdvak dan waar het loon betrekking op heeft. Dit kan om verschillende redenen gebeuren:

• Een nieuwe cao met terugwerkende kracht

• Individuele loonsverhogingen die met terugwerkende kracht ingaan

• Achteraf toegekende pensioenen

• Correcties op eerder uitgekeerd loon

• Overwerkloon dat pas later wordt uitbetaald

Al deze betalingen vallen onder de noemer 'nabetalingen' en hebben specifieke regels voor de loonaangifte.

Twee systemen: loon-in en loon-over

Voor het verwerken van nabetalingen in de loonaangifte bestaan twee systemen:

1. Loon-in-systematiek: Je geeft het loon aan in het tijdvak waarin de werknemer het loon ontvangt. Dit is de hoofdregel.

2. Loon-over-systematiek: Je rekent het loon toe aan het tijdvak waarop het betrekking heeft. Dit mag onder bepaalde voorwaarden.

De keuze tussen deze twee heeft invloed op de berekening van loonheffingen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW.

De loon-over-systematiek als alternatief

Bij de loon-over-systematiek reken je nabetalingen toe aan de periodes waarop ze betrekking hebben. Deze methode mag je toepassen als de nabetaling binnen hetzelfde kalenderjaar valt, als je deze werkwijze in voorgaande jaren hebt gebruikt en als je deze consistent toepast voor al je werknemers. Hoewel deze methode meer administratie vraagt, kan het in sommige gevallen voordelig zijn.

Hulp nodig bij deze administratie? Dan is het inschakelen van een expert zoals SWV Accountants een goede keuze om te overwegen. 

Loon-over in de praktijk

Bij ons voorbeeld van een nabetaling in april 2025 over januari tot en met maart 2025, zou je bij de loon-over-systematiek als volgt te werk gaan:

1. Je rekent aan januari, februari en maart 2025 per maand € 2.000 loon toe

2. Je verwerkt dat in die maanden in je salarisadministratie

3. Je gebruikt de belastingtabellen die in januari, februari en maart 2025 gelden

4. Je dient correcties in voor de aangiften over januari, februari en maart

Dit is administratief wat meer werk, maar kan in sommige situaties voordeliger zijn voor je werknemers.

Wat als de nabetaling over vorige jaren gaat?

Voor nabetalingen die betrekking hebben op een vorig kalenderjaar geldt een duidelijke regel: je moet altijd de loon-in-systematiek toepassen. Dit geldt ook als je normaal gesproken de loon-over-systematiek gebruikt.

Er is één uitzondering op deze regel: als het in je onderneming gebruikelijk is dat je in januari loon uitbetaalt over december, mag je dat nog opnemen in de laatste aangifte van het vorige jaar. Dit is bijvoorbeeld relevant voor het overwerkloon van december dat in januari wordt uitbetaald.

Witte of groene tabel?

Voor nabetalingen van loon uit tegenwoordige dienstbetrekking gebruik je de witte tabel. Dit geldt voor:

• Periodiek loon

• Vakantiebijslag

• Dertiende maand

• Gratificaties en tantièmes

Voor loon uit vroegere dienstbetrekking gebruik je de groene tabel. Dit geldt voor:

• Ontslagvergoedingen

• Beëindigingsvergoedingen

• Pensioenuitkeringen

• Prepensioen- en vroegpensioenuitkeringen

Tijdvaktabel of tabel bijzondere beloningen?

Voor nabetalingen van tijdvakloon heb je twee opties: je gebruikt de tabel voor bijzondere beloningen of als tijdvaktabel. Dit geldt voor regulier loon, overwerkloon, provisies en cao-verhogingen met terugwerkende kracht.

Je moet echter de tijdvaktabel toepassen als:

• De nabetaling betrekking heeft op een achteraf vastgesteld tijdvakloon dat je in één keer uitbetaalt, én

• Je de werknemer over de nabetalingsperiode niet eerder tijdvakloon hebt betaald

In dat geval bereken je de loonheffingen als volgt:

1. Je herleidt het bedrag tot een gemiddeld tijdvakloon

2. Je gebruikt de actuele loonbelastingtabel

3. Je vermenigvuldigt het tabelbedrag met het aantal loontijdvakken.

Nabetalingen aan ex-werknemers

Bij nabetalingen aan voormalige werknemers moet je rekening houden met een paar belangrijke regels. Je moet het oorspronkelijke nummer van de inkomstenverhouding gebruiken en de originele aanvangs- en einddatum in de aangifte vermelden. 

Daarnaast moet je premies werknemersverzekeringen in de gaten houden. Deze zijn verschuldigd als de nabetaling loon uit een huidige dienstbetrekking is of als het cumulatieve premieloon toeneemt door voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR).

Nabetaling vakantiegeld na dienstverband

Bij nabetaling van vakantiegeld na beëindiging van het dienstverband wordt het als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking beschouwd. Denk aan een werknemer die op 31 december vertrekt en in februari vakantiegeld ontvangt. Je gebruikt de witte tabel voor bijzondere beloningen. Er zijn geen premies voor werknemersverzekeringen of Zvw-bijdragen verschuldigd. Wel moet je loonbelasting inhouden en afdragen.

Gevolgen voor het lage-inkomensvoordeel

Goed om te weten: nabetalingen die je doet na afloop van de dienstbetrekking tellen niet mee bij het bepalen van het jaarloon voor het lage-inkomensvoordeel (LIV) en het jeugd-LIV. Dit kan van belang zijn bij je financiële planning.

Veranderen van systematiek

Ben je nog niet zo lang ondernemer? Dan geldt voor jou de hoofdregel: je past de loon-in-systematiek toe, tenzij je een salarispakket gebruikt dat is gebaseerd op de loon-over-systematiek.

Wil je van systematiek veranderen? Dan gelden deze regels:

• ls je de loon-in-systematiek toepast, mag je alleen overstappen op loon-over bij gebruik van een ander salarispakket dat hierop is gebaseerd

• Als je de loon-over-systematiek toepast, mag je deze blijven gebruiken of overstappen op loon-in

Hoe wij je kunnen helpen

De juiste toepassing van de loon-in-systematiek voorkomt problemen met de Belastingdienst. Complexe situaties zoals nabetalingen over voorgaande jaren vragen om specifieke kennis.

Wil je zeker weten dat je loonaangifte correct is? Neem dan contact op met SWV Accountants. Onze specialisten maken complexe regels begrijpelijk en nemen desgewenst je salarisadministratie volledig uit handen.