Salarisadministratie voor je eenmanszaak

Als ondernemer met een eenmanszaak denk je misschien dat salarisadministratie niet voor jou geldt. Maar zodra je die eerste medewerker aanneemt, verandert alles. Dan word je werkgever en krijg je te maken met loonheffingen, loonaangifte en administratieve verplichtingen. Daarom nemen we je graag mee in wat er komt kijken bij salarisadministratie voor je eenmanszaak.

Van eenmanszaak naar werkgever

Het moment dat je als eenmanszaak personeel aanneemt, is een belangrijke stap in de groei van je onderneming. Je bent niet langer alleen verantwoordelijk voor jezelf, maar ook voor je medewerkers. Dit brengt nieuwe verplichtingen met zich mee. Je moet loonheffingen inhouden en afdragen, loonaangifte doen bij de Belastingdienst en zorgen voor correcte loonstroken.

Het is een teken van succes, maar ook een moment waarop goede begeleiding het verschil maakt tussen soepel doorgroeien en vastlopen in administratieve rompslomp.

De eerste stappen als werkgever

Voordat je eerste medewerker begint, meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt een loonheffingennummer en een aangiftebrief met je aangifte momenten. Voor elke medewerker leg je een personeelsdossier aan met arbeidsovereenkomst, persoonsgegevens en BSN. Bewaar alles zeven jaar, ook na uitdiensttreding. Werk vanaf het begin met een goed archiefsysteem en vaste betaalmomenten. Deze basis voorkomt problemen later.

Je salarisadministratie stap voor stap opbouwen

Een goede salarisadministratie vraagt om een gestructureerde aanpak. We zetten de belangrijkste stappen voor je op een rij:

Stap 1: Maak een loonstaat aan Voor elke werknemer houd je een loonstaat bij met alle relevante gegevens. Hierop vermeld je het brutoloon, vakantiegeld, eventuele vergoedingen en bonussen. Ook het nummer inkomstenverhouding (IKV) en de toepassing van loonheffingskorting horen hier thuis.

Stap 2: Bereken loonheffingen en premies Op basis van de loonstaat bereken je de loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen. Let ook op de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Stap 3: Maak een loonstrook Bij de eerste betaling en bij wijzigingen geef je verplicht een loonstrook uit. Hierop staan minimaal het bruto- en nettoloon, alle inhoudingen en het geldende minimumloon.

Stap 4: Doe loonaangifte Elke maand doe je loonaangifte bij de Belastingdienst. Met minder dan tien medewerkers gebruik je Mijn Belastingdienst Zakelijk, bij meer medewerkers is commerciële software verplicht.

Stap 5: Verwerk alles in je boekhouding De personeelskosten moeten ook in je financiële administratie worden opgenomen. Dit geeft je inzicht in je kosten en is wettelijk verplicht.

Vertrouw je het niet om het zelf te doen? Dan is salarisadministratie uitbesteden ook nog een optie. Zo heb je meer inzicht in alle zaken en voorkom je dat er fouten worden gemaakt. 

Praktische aandachtspunten voor je administratie

Als je eenmaal gestart bent met je salarisadministratie, zijn er verschillende zaken waar je rekening mee moet houden. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor alle documenten, ook nadat een medewerker uit dienst is gegaan. Werk daarom vanaf het begin met een goed archiefsysteem.

Kies voor vaste betaalmomenten, bijvoorbeeld elke laatste werkdag van de maand. Dit maakt het proces voorspelbaar voor zowel jou als je medewerkers. Vergeet niet dat je in januari of februari jaaropgaven moet verstrekken aan al je werknemers.

De gulden middenweg

Veel ondernemers kiezen voor een combinatie waarbij ze bepaalde taken zelf doen en andere uitbesteden. Enkele praktische mogelijkheden:

• Je houdt zelf de gewerkte uren bij, wij verzorgen de loonberekeningen

• Je voert zelf mutaties door in een systeem, wij controleren en doen de aangifte

• Je beheert het personeelsdossier, wij maken loonstroken en jaaropgaven

• Je doet de maandelijkse verwerking zelf, wij ondersteunen bij complexe vraagstukken

  
  

Deze hybride aanpak combineert het beste van beide werelden: je houdt grip op je administratie zonder dat het je te veel tijd kost.

Veelvoorkomende valkuilen

In onze jarenlange ervaring zien we ondernemers regelmatig tegen dezelfde uitdagingen aanlopen. Te late loonaangifte kan leiden tot boetes van de Belastingdienst. Het vergeten van de jaaropgave zorgt voor problemen bij je werknemers met hun belastingaangifte. Fouten in de berekening van loonheffingen kunnen achteraf voor naheffingen zorgen.

Ook het niet correct toepassen van cao-bepalingen komt regelmatig voor. Denk aan vergeten eindejaarsuitkeringen of het niet doorvoeren van loonsverhogingen met terugwerkende kracht. Een goede administratie voorkomt deze problemen.

Zelf doen of uitbesteden: wat past bij jou?

De voordelen van zelf doen

Zelf je salarisadministratie bijhouden geeft je volledige controle over het proces. Je hebt direct toegang tot alle gegevens en kunt snel aanpassingen doorvoeren. Met goede software kun je veel automatiseren, wat tijd bespaart. Bovendien bouw je kennis op die je ook op andere gebieden kunt gebruiken.

Wanneer uitbesteden verstandig is

Uitbesteden aan professionals zoals SWV accountants & bedrijfsadviseurs betekent dat je verzekerd bent van een foutloze administratie. Je hoeft je geen zorgen te maken over veranderende regelgeving en kunt je tijd besteden aan je kernactiviteiten. Voor veel ondernemers weegt dit ruimschoots op tegen de kosten.

De volgende stap

Een goede salarisadministratie is de basis voor een gezond bedrijf. Het zorgt voor tevreden medewerkers die op tijd betaald worden en voorkomt problemen met de Belastingdienst. Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw eenmanszaak? Neem dan contact met ons op. We kijken graag samen met je naar jouw situatie en bespreken de mogelijkheden.