
Het aannemen van een stagiair is een waardevolle manier om jonge talenten kennis te laten maken met je bedrijf. Een stagevergoeding aanbieden is daarbij een mooie manier om waardering te tonen voor hun inzet. Maar wat komt er precies kijken bij het verlonen van een stagevergoeding? Welke belastingen moet je afdragen, en hoe zit het met de regels als je een stagiair na de stage in dienst wilt nemen?
Belastingheffing: De dienstbetrekking van een stagiair
Het is makkelijk om zonder advies of begeleiding de fout in te gaan als je de regels voor belastingheffing van een stagiair niet kent, en dat brengt strenge gevolgen met zich mee. Bij het verlonen van een stagevergoeding zijn er verschillende belastingregels van toepassing. Deze regels hangen af van het soort dienstbetrekking dat je met de stagiair hebt. Een dienstbetrekking is een arbeidsrelatie waarbij een werknemer persoonlijke arbeid verricht in ruil voor loon, onder gezag van een werkgever. Voor stagiairs zijn er drie mogelijke situaties:
Geen dienstbetrekking
In sommige gevallen heeft een stagiair geen dienstbetrekking. Dit is bijvoorbeeld het geval als er geen sprake is van loonbetaling, maar wel van een stageovereenkomst waarbij de stagiair komt leren. In deze situatie hoef je geen loonheffingen in te houden, en zijn er geen premies of verzekeringen van toepassing.
Fictieve dienstbetrekking
Bij een fictieve dienstbetrekking ontvangt de stagiair een vergoeding die lager ligt dan het minimumloon en bedoeld is als onkostenvergoeding. Je moet in dit geval loonheffing en een bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) afdragen, maar premies voor werknemersverzekeringen, zoals WW of WIA, zijn niet verplicht. De stagiair is in deze situatie beperkt verzekerd, bijvoorbeeld alleen voor de Ziektewet.
Echte dienstbetrekking
Als de stagiair een vergoeding ontvangt die gelijk aan of hoger ligt dan het minimumloon, is er sprake van een echte dienstbetrekking. Dit betekent dat je de stagiair als reguliere werknemer behandelt en premies voor werknemersverzekeringen moet afdragen, zoals WW, WIA en ZW. Daarnaast heeft de stagiair recht op loondoorbetaling bij ziekte en andere arbeidsrechten.
Voorbeeld belastingheffing voor je stagiair
Stel, je biedt een stagiair een stagevergoeding van €500 per maand. Dit bedrag ligt onder het minimumloon, waardoor er sprake is van een fictieve dienstbetrekking. Je bent verplicht om loonheffing in te houden, die afhankelijk is van de persoonlijke situatie van de stagiair.
Loonheffing: Stel dat er €50 loonheffing wordt ingehouden.
Zorgverzekeringswet (Zvw): Je draagt daarnaast een werkgeversbijdrage van €35 af.
In totaal betekent dit dat je als werkgever €85 aan lasten hebt bovenop de vergoeding. Het is belangrijk om deze kosten mee te nemen in je budget en het informeren van je stagiaire. Veel werkgevers vinden het lastig om dit mee te nemen in hun administratie, en kiezen daarom voor het uitbesteden van salarisadministratie.
Wat verandert er bij het aannemen van een stagiair?
Wanneer je een stagiair na de stageperiode in dienst neemt, verandert de arbeidsrelatie. Dit brengt een aantal nieuwe verplichtingen met zich mee:
Arbeidsovereenkomst opstellen: Hierin leg je afspraken vast over salaris, werkuren, vakantiedagen en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioenregelingen.
Inschrijving bij de Belastingdienst: De stagiair wordt een werknemer, wat betekent dat je hem of haar correct moet registreren voor belasting- en premieverplichtingen.
Uitgebreidere loonadministratie: Naast de stagevergoeding moet je nu ook premies voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en andere belastingen afdragen.
Deze stappen maken van de voormalige stagiair een officiële werknemer met alle rechten die daarbij horen.
Uitgebreidere rechten en verantwoordelijkheden
Als werknemer krijgt de voormalige stagiair verschillende rechten die bij een dienstverband horen:
Loondoorbetaling bij ziekte: Als de werknemer ziek wordt, ben je verplicht het loon door te betalen gedurende een bepaalde periode.
Vakantiedagen en vakantiegeld: De werknemer bouwt recht op vakantiedagen en vakantiegeld op, wat een extra kostenpost betekent.
Pensioenopbouw: In sommige gevallen moet je bijdragen aan een pensioenregeling.
Ontslagbescherming: De werknemer geniet wettelijke bescherming tegen onterecht ontslag.
Advies nodig?
Het verlonen van een stagevergoeding en de bijbehorende belastingregels kunnen dus erg ingewikkeld zijn. Heb je vragen over hoe je dit het beste kunt regelen of wil je meer informatie? Bij SWV Accountants staan we voor je klaar om je te helpen met persoonlijk en deskundig advies. Neem gerust contact met ons op.